山崎城二著『1日5分ミニノート仕事術』を読んだ感想~シンプルなタスク管理~

ミニノートでタスク管理

40代子育て主婦 emiko です。手帳術やノート術の本に目がない私。

今回は成長戦略コンサルタントの山崎城二著『1日5分ミニノート仕事術』を読んでみました。

ミニノートで毎日のタスク管理をするというのがメインの内容で、仕事を効率的にスピードアップする方法についても書かれています。

ビジネスマン向けの本ですが主婦の私でも参考になる点が多かったで紹介したいと思います。

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この本を読んだきっかけは?

1日5分ミニノート仕事術

月980円のキンドル読み放題(Kindle unlimited)の対象になっていたので読んでみました。

手帳やノート術本は自分の性格やライフスタイルに合う・合わないがありますから、気軽に読んで試せるのはうれしいです。

著者の山崎さんは元ミュージシャン。ミュージシャンとして成長するために「シンプル」「簡単」「手間いらず」の仕組みづくりを意識するようになったそう。

「最も効果的で効率的な練習方法を開発する」必要があったからです。

ミュージシャンから会社員を経て、経営コンサルタントに転身されるわけですが、まったく畑違いのように見えますよね。でも、「効率的に仕事をする(練習する)」という根幹は同じなんです。

私の場合は、年代的に「一生懸命に丁寧に仕事するのが一番」という考え方が強いのです。20代の頃は残業をたくさんするのが当たり前だと思っていました。「効率的に」ということを、もっと意識しないと!

この本の目次をチェック

第1章 仕事も問題が解決する!「ミニノート仕事術」イントロ編

第2章 自分の仕事が明確になる!「ミニノート実践編」実践編

第3章 仕事のレベルが向上する!「ミニノート仕事術」応用編

第4章 仕事の結果が激変した!「ミニノート仕事術」ケーススタディ編

『1日5分ミニノート仕事術』のレビュー

1日5分ミニノート仕事術

ビジネスマン向けの本なので三重苦社員についての記述から始まります。三重苦とは「失敗する」→「怒られる」→「終わらない」の悪循環のこと。

そして、三重苦社員がハマる4つのワナがあるのです。

1. 間違った方法
2. 間違った優先順位
3. 間違った時間配分
4. してはいけない仕事

4つ目が興味深いですよね。無駄な仕事、やる価値のない仕事はやめる方法を考えようというスタンスです。

「4つのワナ」から抜け出す術は、ズバリ「分析」と「改善」だそう。「分析」と「改善」は、仕事をしている以上、一生終わることのないテーマだそうです。

「分析力」は成長のエンジンという言い回しが心に残りました。

この、分析と改善のために、ミニノートでタスク管理する方法が紹介されていきます。

仕事をすべて書き出すの「すべて」とは?

1日5分ミニノート仕事術

ミニノートにすべての仕事を買いだしていきます。記入例では1日1ページでしたが、2枚以上になっても応用できる方法です。

記入のコツとしては、新しい仕事が入ったときは追加して書けるように、1行空けておくことです。

すべて書くということの範囲が広くて驚きました。3か月後の締めきりでも今日しなければならないことは全部書くそうです。

小さな仕事も書くので、「バケツを片付けてくれ」という上司の指示なども含まれます。

反対に書かないこともあります。「頑張る」とか「営業成績を上げる」な具体的な行動ではないことは記入しません。つい書きたくなりますよね。確かに目標とタスク管理(TODO)とは違いますものね。

ノートに記入して記憶するのは止める。記憶に使っていた時間は新しいことを生み出すために使う。うん、これは納得です。

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タスク管理の具体的な方法は?

仕事(タスク)を書き出したら、仕事にA・B・C・Dでランク分けをしていきます。これまたランク付けの仕方が興味深いです。

 
Aは今の仕事をより効率化するための「改善業務」や新たな価値を生み出すような「新規業務」

Bはすぐに対応しなければならない「緊急業務」

Cは通常業務

Dはやめるべき仕事、やってはいけない仕事 

Aにランク付けが緊急の業務でないことが、この山崎さんのタスク管理の肝(キモ)ですよね。普通のタスク管理では、すぐにやらなければならない「緊急業務」がAですからね。

緊急業務は2番目のBなんです。Bが多い人は仕事のやり方を見直す必要があり。十分に準備をして先回りして仕事していればBは少なくなるからです。

Dのやってはいけない仕事というのも面白いです。

さらに仕事(タスク)ごとに、それにかかる時間を記入していきます。「15分、30分、20分、60分」という記入方法です。明日以降に終わらせる仕事は期限(日付)を記入します。

次に、取り組む仕事の順番を記入します。思いつくままに仕事を書き出すので、順番は後付けなんですね。

「単純作業」「集中力の必要な仕事」など、仕事の内容で3つぐらいに分類し、能率の上がる時間帯を考えて組み立てるそうです。

効率よく仕事をするというのはタスク管理の段階から意識できるようになっているのが新鮮でした。

仕事のスピードアップ10の秘訣

10個の秘訣が紹介されていたので、その中から私が参考にしたいものをピックアップ。

1. 同じ種類の仕事はまとめてやっている
2. 体調や時間帯によって仕事の種類を選んでいる
3. 右脳的(創造的)業務と左脳的(事務的)業務を交互にやっている
7. 書類、机の中、パソコンファイルを定期的に整理している
10. 考える仕事は空いた時間に行っている

「考える時間」と「作業する時間」を分けると効率が上がるそうですよ。確かにパソコンの前で手が止まってしまうことってあります。しっかりと考えをまとめてから作業をするというのは大切ですね。

実際に書いてみました

1日5分メモ術の記入例

左側が今までの自己流メモで、右側が1日5分ミニノート仕事術流です。タスクはこの本の表紙の記入例を真似して書いてみました。

1日5分ミニノート仕事術流だと、重要度(ABCD)や順番(1234)を記入することになります。後から記入することになるので、タスクを書き出す前にスペースを空けておかなければなりません。

ラインを入れてアレンジしてみました。

1日5分メモ術のアレンジ

縦ラインを入れると、重要度(ABCD)や順番(1234)、時間(15分・30分など)はわかりやすく記入できそうです。

私が使っているメモ帳はガイドラインになるドット付きなので、縦ラインもフリーハンドで引けました。

ラインを入れると見やすくなりましたが、窮屈な感じもします。メモ帳は自由に描きたいタイプなのです(苦笑)。

タスク管理にかかる時間を書くのは、「あな吉さん流手帳術」の真似をして始めました。

 あな吉さんの主婦のための幸せを呼ぶ!手帳術を読んだ感想

あな吉さんの場合は付箋に書き出すので時間の書き方も簡略で参考になりました。

まとめ

私は会社員だった時には効率的な仕事の仕方を意識していたのですが、主婦になってから大雑把になってしまいました(苦笑)。

子育ては効率よく動けないことばかりですし、会社員の時よりはのんびりとした時間の流れで生活するようになったからです。子育て主婦の時間はのんびりと進みますが、拘束時間はだらだらと長いというのがネックですよね。

会社員時代とは過ごしている時間の質は違いますが、仕事や家事を効率よく済ませたいという気持ちは同じです。

タスク管理は「やることを忘れないように」という意味合いが強かったので、この本を読んで「重要度や順番を意識する」ようにしたいと思いました。

最後に、「終わらなかった仕事は翌日に記入して、仕事終わりに翌日の計画を立てる」これはつい私がおざなりにしてしまうことです。終わらなかったタスクを放置して後から慌てることがあります(苦笑)。

どんなメモ術でもメンテナンスをして続けることが大切です。