手帳紹介・記入例

100均メモ帳で毎日のタスク管理しています~一般事務職のTODOリスト記入例~

100円メモ帳

仕事用に100円ショップで買ったメモ帳を愛用しています。

主にその日にやることを書き出したり(TO DOリスト)、人から頼まれたことなどをメモしています。

仕事中にパパっと記入しているので、色分けやキレイには書けないのですが、自分で読めさえすれば大丈夫。

誰かにみせられるようなメモではありませんが、恥ずかしながら紹介しちゃいます。私も他の方の記入例を見るのが好きなので、誰かの参考になればうれしいです。


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メモ帳活用法~町工場の一般事務の場合~

工場に隣接した事務所で働いていました。いわゆる一般事務職です。

こまごました事務処理をしながら、電話応対もしていくので、仕事に追われている感じでパニック状態に。電話応対が曲者で、一度仕事が中断してしまうと、それまで何をしていたか忘れてしまうこともしばしば(苦笑)。

必要に迫られてメモ帳を使うことにしました。コピー用紙の裏紙を切ってメモ用紙にもしていますが、そのメモが行方不明になったりするので、メモはメモ帳へ一本化です。

仕事内容は製品に添付するバーコードシールをプリントしたり、書類を準備したり、エクセルにデータ入力をしたり。どの時間にどの仕事をするかは自由度高めでした。

TODOリストは1日1ページ

TODOリストは1日1ページにして、毎日更新することにしました。

やり残した仕事(TODO)を翌日のページに書き写しておきます。月末処理などルーティンの仕事も前日のうちに書いておきます。

毎日退社時には翌月分5~6個の仕事が書かれた状態です。子育て主婦のパートなので基本残業なし契約ですから、どうしても翌日へ繰り越す仕事が出てきてしまいます。

1日仕事をすると、メモ帳1ページが埋まっています。

仕事用やることリスト

書類を届けた先で頼まれたことなどは、TODOリストページの次のページに書いておいて、席についてからTODOリストに追加記入。

仕事用やることリスト記入例

毎日メモ帳3~4ページぐらいを使っていました。


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TODOリストの書き方

TODOリストの書き方

TODOリストの書き方はバレットジャーナル等も参考にしていくつか試したのですが、結局シンプルな書き方に落ち着きました。

リストマークは「・(点)」のみです。「□(四角)」を書く方も多いですが、「・」のほうがシンプル。

TODOが完了したら、「・」を「〇」で囲みます。ペンの色を変えると達成感UPです。

必要なくなったTODOは「×(バツ)」、翌日以降に繰り越す場合は「→(右矢印)」にしています。

TODOリストを書くときは、取引先の会社名はアルファベット表記や漢字の最初の一文字を使って簡略化しています。

さいごに

仕事用のメモ帳は制服のポケットに入れっぱなしにしています。田舎では更衣室というものはなく、制服を着たまま車通勤になります。

仕事終わりに子供と買い物に行ったり通院したりも制服のまま(苦笑)。おかげで病院の待ち時間などには、メモ帳で子供と暇つぶし。私の仕事用メモ等にはところどころに子供の独創的な落書きが挟まってます。

一般事務という仕事は、働く会社ごとに本当にやることがマチマチですよね。私に仕事を教えてくれた先輩社員さん(転職歴あり)も、どの会社に行っても一から覚えなおしになると言っていました(苦笑)。

事務職は20代の頃にも経験があります。大きめな会社だったのでマニュアルがしっかりしていて、システム化されていたので、ここまで頭がゴチャゴチャにはなりませんでした。

この仕事を始めたばかりの頃は、毎日バタバタ。ブランクが長かったせいかとも思いましたが、やっぱり会社自体のシステムもいまいちだと感じました。せめてマニュアルぐらいは欲しいところです。

パートの身分でできることは限られていますが、メモ帳を使うようになって何とか時間内で自分の仕事を回せるようになりました。

どんな仕事でもメモしておくと本当に役に立ちます。この年になってメモの重要性を再確認です。20代の頃は記憶力に助けられていたんだなぁ。


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